Dịch vụ tạp vụ văn phòng đại diện của Vệ Sinh Nhân Tâm giúp doanh nghiệp duy trì không gian sạch mà không cần tuyển một nhân viên vệ sinh toàn thời gian. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê tạp vụ văn phòng nhỏ theo 2 giờ, 3 giờ, 4 giờ mỗi ngày, theo ca hoặc một số buổi cố định trong tuần để tối ưu chi phí.
Vệ Sinh Nhân Tâm nhận cung cấp tạp vụ văn phòng đại diện tại TP.HCM cho văn phòng thương hiệu, văn phòng đại diện công ty nước ngoài, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng bán hàng, văn phòng tư vấn và các địa điểm có số lượng nhân sự ít.
Phương án vệ sinh văn phòng đại diện được xây dựng theo diện tích, số lượng nhân viên, số phòng, tần suất khách đến, số toilet và nhu cầu sử dụng pantry. Nhân viên được giao checklist cụ thể để hoàn thành đúng công việc trong thời gian đã thỏa thuận.
Tạp vụ văn phòng đại diện là gì?
Tạp vụ văn phòng đại diện là nhân sự phụ trách vệ sinh và duy trì sự sạch sẽ tại văn phòng đại diện hoặc chi nhánh có quy mô nhỏ.
Khác với văn phòng lớn cần một hoặc nhiều nhân viên làm xuyên suốt ngày, tạp vụ văn phòng ít nhân sự thường chỉ cần làm việc trong một khoảng thời gian nhất định.
Một ca vệ sinh văn phòng đại diện có thể bao gồm:
- Quét hoặc hút bụi sàn.
- Lau sàn.
- Thu gom rác.
- Lau bàn làm việc trong phạm vi cho phép.
- Làm sạch ghế.
- Vệ sinh khu tiếp khách.
- Lau cửa kính.
- Làm sạch tay nắm cửa.
- Vệ sinh pantry.
- Rửa ly, tách nếu có thỏa thuận.
- Làm sạch toilet.
- Bổ sung giấy và xà phòng theo thỏa thuận.
- Làm sạch phòng họp.
- Thu gom rác cuối ca.
- Sắp xếp dụng cụ sau khi hoàn tất.
Dịch vụ tạp vụ văn phòng đại diện phù hợp với doanh nghiệp không có nhu cầu bố trí một nhân viên vệ sinh 8 giờ mỗi ngày nhưng vẫn muốn không gian được duy trì ổn định.
Đây cũng là lý do nhu cầu thuê tạp vụ văn phòng nhỏ theo giờ ngày càng phổ biến tại các doanh nghiệp có từ vài người đến vài chục nhân viên.
Vì sao văn phòng đại diện nên thuê tạp vụ theo giờ?
Tiết kiệm hơn so với tuyển nhân viên toàn thời gian
Một văn phòng 50–150 m² với khoảng 5–20 nhân viên thường không cần tạp vụ hiện diện cả ngày.
Nếu tuyển một nhân viên làm 8 giờ, phần lớn thời gian có thể không phát sinh đủ khối lượng công việc.
Với tạp vụ văn phòng đại diện theo giờ, doanh nghiệp chỉ chi trả cho thời gian thực tế cần vệ sinh.
Ví dụ, văn phòng có thể bố trí:
- 2 giờ buổi sáng.
- 2–3 giờ cuối ngày.
- 3 giờ vào buổi trưa.
- 3 buổi mỗi tuần.
- 5 ngày/tuần.
- 6 ngày/tuần.
Hình thức thuê tạp vụ văn phòng nhỏ này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp muốn tối ưu ngân sách vận hành.
Không phải tự tuyển và quản lý nhân viên
Khi tự tuyển nhân viên vệ sinh, doanh nghiệp phải xử lý nhiều công việc như:
- Đăng tin tuyển dụng.
- Phỏng vấn.
- Hướng dẫn công việc.
- Chấm công.
- Sắp lịch.
- Xử lý nghỉ phép.
- Tìm người thay.
- Mua đồng phục.
- Quản lý chất lượng.
Sử dụng dịch vụ vệ sinh chi nhánh từ đơn vị chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm khối lượng quản lý nội bộ.
Vệ Sinh Nhân Tâm có thể hỗ trợ phương án nhân sự phù hợp thông qua dịch vụ cung ứng nhân viên tạp vụ.
Văn phòng vẫn sạch dù ít nhân viên
Một số doanh nghiệp cho rằng văn phòng ít người sẽ ít bẩn. Tuy nhiên, bụi, rác và vết bẩn vẫn phát sinh mỗi ngày từ:
- Giày dép.
- Máy lạnh.
- Giấy tờ.
- Pantry.
- Thức ăn.
- Ly uống nước.
- Toilet.
- Khách đến giao dịch.
Nếu không có tạp vụ văn phòng đại diện, nhân viên văn phòng thường phải tự chia nhau dọn dẹp.
Điều này vừa ảnh hưởng thời gian làm việc vừa khó duy trì tiêu chuẩn ổn định.
Duy trì hình ảnh khi tiếp khách
Văn phòng đại diện thường là nơi khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp đến làm việc.
Những khu vực như:
- Lễ tân.
- Phòng họp.
- Ghế chờ.
- Bàn tiếp khách.
- Cửa kính.
- Toilet.
cần được duy trì sạch thường xuyên.
Dịch vụ vệ sinh văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp giữ hình ảnh chuyên nghiệp ngay cả khi văn phòng có quy mô nhỏ.
Linh hoạt theo lịch làm việc
Văn phòng đại diện có thể không hoạt động giống trụ sở chính.
Một số địa điểm chỉ làm:
- Thứ 2 đến thứ 6.
- Một số ngày trong tuần.
- Theo lịch nhân viên kinh doanh.
- Theo lịch tiếp khách.
- Theo giờ hành chính.
Vì vậy, tạp vụ văn phòng ít nhân sự có thể được bố trí linh hoạt theo lịch thực tế, thay vì áp dụng một ca cố định không cần thiết.
Những mô hình phù hợp với dịch vụ tạp vụ văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài thường có diện tích vừa hoặc nhỏ, chủ yếu phục vụ công việc điều phối, gặp đối tác và hỗ trợ thị trường.
Dịch vụ tạp vụ văn phòng đại diện thường tập trung vào:
- Khu làm việc.
- Phòng họp.
- Khu tiếp khách.
- Pantry.
- Toilet.
- Cửa kính.
Văn phòng đại diện thương hiệu
Các thương hiệu có thể mở văn phòng tại TP.HCM để phụ trách kinh doanh, marketing hoặc chăm sóc đối tác.
Vệ sinh văn phòng đại diện giúp duy trì hình ảnh đồng bộ với thương hiệu mà không cần bố trí nhân viên vệ sinh riêng.
Chi nhánh doanh nghiệp
Một chi nhánh nhỏ thường có:
- Một khu làm việc.
- Một phòng quản lý.
- Phòng họp.
- Pantry.
- Toilet.
Dịch vụ dịch vụ vệ sinh chi nhánh theo giờ là lựa chọn phù hợp để giảm chi phí.
Văn phòng bán hàng
Văn phòng sales thường có nhiều nhân viên ra ngoài gặp khách nên lượng người có mặt không cố định.
Doanh nghiệp có thể thuê tạp vụ văn phòng nhỏ 2–4 giờ/ngày để thực hiện các hạng mục cần thiết.
Văn phòng tư vấn
Các công ty tư vấn, kế toán, luật, visa, giáo dục hoặc bảo hiểm thường có nhiều khách đến trao đổi.
Tạp vụ văn phòng đại diện giúp duy trì phòng tiếp khách, bàn ghế và toilet trong trạng thái sạch sẽ.
Văn phòng startup
Startup quy mô nhỏ thường muốn tối ưu chi phí và không cần nhân viên vệ sinh toàn thời gian.
Giải pháp tạp vụ văn phòng ít nhân sự giúp công ty vẫn có môi trường làm việc chuyên nghiệp với chi phí phù hợp.
Văn phòng trong coworking space
Nếu doanh nghiệp thuê một khu riêng trong coworking nhưng vệ sinh khu vực bên trong không nằm trong gói chung, có thể thuê tạp vụ văn phòng đại diện theo giờ để xử lý.
Các hạng mục trong dịch vụ vệ sinh văn phòng đại diện
Vệ sinh khu vực làm việc
Đây là hạng mục chính trong vệ sinh văn phòng đại diện.
Nhân viên thực hiện:
- Quét hoặc hút bụi.
- Lau sàn.
- Thu gom rác.
- Thay túi rác.
- Lau bàn trống.
- Lau ghế.
- Làm sạch chân bàn.
- Lau tay nắm cửa.
- Làm sạch tủ bên ngoài.
Nhân viên tạp vụ không tự ý di chuyển hồ sơ, máy tính hoặc tài sản cá nhân.
Vệ sinh khu tiếp khách
Khu tiếp khách ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của văn phòng.
Tạp vụ văn phòng đại diện có thể thực hiện:
- Lau bàn.
- Làm sạch ghế.
- Hút bụi sofa.
- Thu gom ly.
- Lau sàn.
- Làm sạch kính.
- Sắp xếp ghế.
- Kiểm tra mùi.
Nếu văn phòng thường xuyên tiếp khách, khu vực này nên được ưu tiên trong checklist.
Vệ sinh phòng họp
Công việc gồm:
- Lau mặt bàn trống.
- Sắp xếp ghế.
- Thu gom rác.
- Lau sàn.
- Làm sạch bảng trong phạm vi cho phép.
- Thu gom ly nước.
- Lau cửa kính.
- Kiểm tra trước khi kết thúc ca.
Vệ sinh cửa kính
Cửa kính văn phòng dễ có dấu tay.
Dịch vụ vệ sinh chi nhánh có thể bao gồm:
- Lau kính trong tầm với.
- Lau tay nắm.
- Vệ sinh khung.
- Làm sạch vệt tay.
- Kiểm tra vệt nước.
Kính mặt ngoài hoặc kính cao có thể sử dụng thêm dịch vụ vệ sinh kính chuyên biệt.
Vệ sinh pantry
Pantry là khu vực thường phát sinh mùi và rác.
Tạp vụ văn phòng đại diện thực hiện:
- Lau bàn.
- Lau bồn rửa.
- Thu gom rác.
- Làm sạch mặt ngoài tủ.
- Lau sàn.
- Làm sạch bên ngoài thiết bị.
- Thu gom ly.
- Sắp xếp khu dùng chung.
Nếu khách hàng cần nhân viên hỗ trợ trà nước, phạm vi công việc có thể được thỏa thuận thêm.
Rửa ly, tách
Một số văn phòng có nhu cầu tạp vụ văn phòng ít nhân sự kiêm:
- Rửa ly.
- Rửa tách.
- Sắp ly.
- Làm sạch khay.
- Chuẩn bị khu tiếp khách.
Hạng mục này nên được ghi rõ trong checklist để tính thời gian ca phù hợp.
Vệ sinh toilet
Toilet thường là khu vực cần ưu tiên trong vệ sinh văn phòng đại diện.
Công việc gồm:
- Vệ sinh bồn cầu.
- Lau lavabo.
- Lau gương.
- Làm sạch vòi nước.
- Chà và lau sàn.
- Thu gom rác.
- Khử mùi.
- Bổ sung giấy.
- Bổ sung xà phòng theo thỏa thuận.
- Kiểm tra rò rỉ.
Thu gom rác
Nhân viên thực hiện:
- Thu gom rác tại bàn.
- Thu gom rác pantry.
- Thu gom rác toilet.
- Thay túi.
- Buộc kín.
- Vận chuyển đến điểm tập kết.
- Làm sạch thùng khi cần.
Các hình thức thuê tạp vụ văn phòng nhỏ
Tạp vụ văn phòng đại diện 2 giờ/ngày
Đây là lựa chọn phổ biến cho văn phòng nhỏ.
Trong 2 giờ, tạp vụ văn phòng đại diện có thể ưu tiên:
- Sàn.
- Rác.
- Toilet.
- Pantry.
- Khu tiếp khách.
Khối lượng thực tế phụ thuộc diện tích và số nhân viên.
Tạp vụ 3–4 giờ/ngày
Phù hợp với văn phòng có nhiều phòng hơn hoặc có nhu cầu tiếp khách thường xuyên.
Nhân viên có thêm thời gian để:
- Lau kính.
- Làm sạch phòng họp.
- Rửa ly.
- Lau bàn ghế.
- Kiểm tra chi tiết hơn.
Tạp vụ buổi sáng
Thuê tạp vụ văn phòng nhỏ vào buổi sáng giúp văn phòng sạch trước khi nhân viên và khách bắt đầu làm việc.
Tạp vụ cuối ngày
Phù hợp với doanh nghiệp muốn vệ sinh sau khi nhân viên rời văn phòng.
Ưu điểm là tạp vụ văn phòng đại diện có thể làm việc thuận tiện hơn mà không ảnh hưởng đến người đang làm việc.
Tạp vụ 3 buổi/tuần
Văn phòng rất ít nhân sự có thể chỉ cần vệ sinh văn phòng đại diện vào:
- Thứ 2 – 4 – 6.
- Thứ 3 – 5 – 7.
- Hoặc lịch tùy chỉnh.
Tạp vụ 5 ngày/tuần
Hình thức phù hợp với văn phòng làm thứ 2 đến thứ 6.
Tạp vụ 6 ngày/tuần
Phù hợp với chi nhánh làm việc cả thứ Bảy.
Tạp vụ ngắn hạn
Doanh nghiệp có thể thuê tạp vụ văn phòng đại diện trong vài tuần hoặc vài tháng khi:
- Chưa tuyển được người.
- Nhân viên chính nghỉ.
- Mới mở chi nhánh.
- Đang thử nghiệm thị trường.
- Thuê văn phòng tạm thời.
Quy trình cung cấp tạp vụ văn phòng đại diện tại Vệ Sinh Nhân Tâm
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu
Vệ Sinh Nhân Tâm ghi nhận:
- Địa chỉ.
- Diện tích.
- Số nhân viên.
- Số phòng.
- Số toilet.
- Pantry.
- Thời gian hoạt động.
- Số giờ cần tạp vụ.
- Số ngày/tuần.
Bước 2: Khảo sát văn phòng
Khảo sát giúp xác định:
- Loại sàn.
- Khối lượng bàn ghế.
- Phòng họp.
- Khu tiếp khách.
- Pantry.
- Toilet.
- Diện tích kính.
- Nơi để dụng cụ.
- Điểm tập kết rác.
Bước 3: Xác định thời lượng phù hợp
Với tạp vụ văn phòng đại diện, việc xác định số giờ rất quan trọng.
Vệ Sinh Nhân Tâm sẽ đề xuất:
- 2 giờ/ngày.
- 3 giờ/ngày.
- 4 giờ/ngày.
- Một buổi cố định.
- Một số ngày/tuần.
Mục tiêu là đủ thời gian hoàn thành checklist nhưng không khiến doanh nghiệp trả chi phí cho thời gian không cần thiết.
Bước 4: Xây dựng checklist vệ sinh văn phòng đại diện
Checklist có thể gồm:
- Sàn.
- Bàn ghế.
- Phòng họp.
- Khu tiếp khách.
- Kính.
- Pantry.
- Toilet.
- Rác.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm checklist vệ sinh văn phòng hằng ngày để xây dựng tiêu chuẩn nghiệm thu phù hợp.
Bước 5: Đề xuất nhân sự
Thông thường, tạp vụ văn phòng ít nhân sự chỉ cần một nhân viên cố định.
Nếu văn phòng có diện tích lớn hơn hoặc yêu cầu tổng vệ sinh, Vệ Sinh Nhân Tâm có thể tăng người trong một số buổi nhất định.
Bước 6: Báo giá dịch vụ
Báo giá tạp vụ văn phòng đại diện thể hiện:
- Số giờ/ngày.
- Số ngày/tuần.
- Số nhân viên.
- Phạm vi công việc.
- Dụng cụ.
- Hóa chất.
- Vật tư tiêu hao.
- Chi phí ngày lễ.
- Hạng mục phát sinh.
Khách hàng có thể tham khảo bảng báo giá dịch vụ tạp vụ trước khi nhận báo giá riêng theo nhu cầu.
Bước 7: Bố trí và hướng dẫn nhân viên
Nhân viên được hướng dẫn:
- Checklist.
- Khung giờ.
- Vị trí dụng cụ.
- Quy định hồ sơ.
- Quy định tài sản.
- Khu vực ưu tiên.
- Cách bàn giao.
- Người tiếp nhận phản hồi.
Bước 8: Triển khai và giám sát
Doanh nghiệp có thể theo dõi:
- Thời gian có mặt.
- Mức độ hoàn thành checklist.
- Chất lượng sàn.
- Pantry.
- Toilet.
- Khu tiếp khách.
- Tình trạng rác.
Bước 9: Điều chỉnh số giờ khi cần
Khi văn phòng tăng nhân sự, mở thêm phòng hoặc tăng lượng khách, phương án tạp vụ văn phòng đại diện có thể điều chỉnh từ 2 giờ lên 3–4 giờ hoặc tăng số ngày làm việc.
Tiêu chuẩn của nhân viên tạp vụ văn phòng đại diện
Một nhân viên phù hợp cần:
- Đi làm đúng giờ.
- Đồng phục sạch.
- Giao tiếp lịch sự.
- Làm việc gọn gàng.
- Không gây tiếng ồn.
- Không đọc hồ sơ.
- Không tự ý sử dụng máy tính.
- Không di chuyển tài sản cá nhân.
- Hoàn thành checklist đúng thời gian.
- Biết ưu tiên công việc.
- Phân loại dụng cụ toilet.
- Thu gom rác đúng vị trí.
- Báo tài sản thất lạc.
- Bàn giao cuối ca.
Do thời gian làm việc ngắn, kỹ năng sắp xếp thứ tự công việc rất quan trọng đối với tạp vụ văn phòng đại diện.
Những yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê tạp vụ văn phòng nhỏ
Chi phí thường phụ thuộc vào:
- Diện tích văn phòng.
- Số nhân viên.
- Số giờ/ngày.
- Số ngày/tuần.
- Số toilet.
- Pantry.
- Diện tích kính.
- Nhu cầu rửa ly.
- Hỗ trợ trà nước.
- Dụng cụ và hóa chất.
- Giờ làm việc.
- Ngày cuối tuần.
- Ngày lễ.
Văn phòng 50 m² thuê 2 giờ/ngày sẽ có chi phí khác với văn phòng 200 m² cần nhân viên 4 giờ/ngày.
Vì vậy, Vệ Sinh Nhân Tâm khuyến nghị khảo sát trước khi xác định gói thuê tạp vụ văn phòng nhỏ.
Vì sao nên chọn tạp vụ văn phòng đại diện của Vệ Sinh Nhân Tâm?
Có gói theo giờ phù hợp văn phòng nhỏ
Doanh nghiệp không bắt buộc phải thuê tạp vụ cả ngày.
Checklist rõ ràng
Mỗi ca vệ sinh văn phòng đại diện có danh sách công việc cụ thể để dễ nghiệm thu.
Linh hoạt theo lịch hoạt động
Khách hàng có thể lựa chọn số giờ và số ngày phù hợp.
Giảm áp lực tuyển dụng
Doanh nghiệp không phải tự quản lý toàn bộ quy trình tuyển tạp vụ.
Có thể điều chỉnh khi quy mô thay đổi
Khi chi nhánh tăng nhân sự, thời gian vệ sinh có thể được điều chỉnh tương ứng.
Có thể kết hợp nhiều dịch vụ
Ngoài tạp vụ văn phòng đại diện, Vệ Sinh Nhân Tâm còn có thể hỗ trợ:
- Lau kính.
- Giặt ghế.
- Chà sàn.
- Tổng vệ sinh.
- Vệ sinh định kỳ.
- Cung ứng nhân viên tạp vụ.
Khách hàng có thể tham khảo dịch vụ tạp vụ văn phòng TP.HCM để tìm hiểu thêm về các phương án nhân sự.
Câu hỏi thường gặp về tạp vụ văn phòng đại diện
Văn phòng nhỏ có nên thuê tạp vụ không?
Có. Thuê tạp vụ văn phòng nhỏ theo giờ giúp doanh nghiệp duy trì vệ sinh mà không phải tuyển nhân viên 8 giờ/ngày.
Có thể thuê tạp vụ văn phòng đại diện 2 giờ/ngày không?
Có. Đây là một trong những hình thức phù hợp nhất với văn phòng có diện tích nhỏ và ít nhân sự.
Có nhận vệ sinh văn phòng đại diện 3 buổi/tuần không?
Có. Lịch có thể được bố trí theo nhu cầu thực tế.
Tạp vụ có rửa ly và hỗ trợ pantry không?
Có thể. Hạng mục cần được đưa vào checklist và báo giá.
Nhân viên có lau bàn làm việc không?
Có thể lau bề mặt trống. Nhân viên không tự ý di chuyển hồ sơ, máy tính hoặc tài sản.
Dịch vụ vệ sinh chi nhánh có bao gồm toilet không?
Có thể bao gồm nếu toilet nằm trong phạm vi văn phòng.
Có thể vệ sinh ngoài giờ hành chính không?
Có. Tạp vụ văn phòng đại diện có thể được bố trí trước hoặc sau giờ làm tùy phương án.
Dịch vụ có bao gồm dụng cụ và hóa chất không?
Khách hàng có thể lựa chọn gói chỉ nhân công hoặc gói kèm dụng cụ và hóa chất.
Nếu nhân viên tạp vụ nghỉ thì sao?
Phương án thay người được thống nhất trong hợp đồng tùy lịch làm việc và vị trí.
Vệ Sinh Nhân Tâm có cung cấp tạp vụ văn phòng đại diện tại TP.HCM không?
Có. Vệ Sinh Nhân Tâm nhận tạp vụ văn phòng đại diện, vệ sinh văn phòng đại diện, dịch vụ vệ sinh chi nhánh và thuê tạp vụ văn phòng nhỏ tại TP.HCM.
Liên hệ dịch vụ tạp vụ văn phòng đại diện tại TP.HCM
Nếu doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, ít nhân viên nhưng vẫn cần duy trì sàn, phòng họp, khu tiếp khách, pantry và toilet sạch mỗi ngày, giải pháp tạp vụ văn phòng đại diện theo giờ sẽ giúp tối ưu chi phí hơn so với bố trí nhân viên toàn thời gian.
Vệ Sinh Nhân Tâm cung cấp tạp vụ văn phòng ít nhân sự theo 2 giờ, 3 giờ, 4 giờ/ngày hoặc lịch linh hoạt theo tuần. Mỗi phương án vệ sinh văn phòng đại diện được xây dựng dựa trên diện tích, khối lượng công việc và thời gian hoạt động thực tế.
VỆ SINH NHÂN TÂM
- Hotline: 0703.663.545 | 0906.621.840
- Địa chỉ: 24/1B Ấp 11, Xã Phú Xuân, Huyện Nhà Bè, TP. Hồ Chí Minh
- Email: vsnhantam@gmail.com
- Website: vesinhnhantam.com
- Fanpage: Vệ Sinh Công Nghiệp Nhân Tâm
Liên hệ Vệ Sinh Nhân Tâm để được khảo sát và nhận báo giá tạp vụ văn phòng đại diện theo số giờ, số ngày làm việc và phạm vi thực tế.
